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個人情報の保護に関する規則

第１章　総則

（目的）
第１条　この規則は、特定非営利活動法人　静岡青少年育成教育振興会（以下振興会という｡）及び振興会が設置する静岡個別学習センター、（以下「センター」という｡）における個人情報の取り扱いに関する基本的事項を定めることにより、振興会及びセンターの業務の適正かつ円滑な運営を図るとともに、個人の権利利益を保護することを目的とする。

（定義）
第２条　この規則において「個人情報」とは、センターの会員等（在校生、卒業生、他校へ転出した者、中退者、過去に科目履修生等であった者及び不合格者、入学辞退者等過去にセンターの教育を受けようとした者、以下「会員等」という｡)、会員等の保護者及び保証人、振興会の役員及び職員（振興会と雇用関係にあるすべてのものをいい、非常勤講師、非常勤嘱託等を含む。以下同じ｡)、並びにこれらに準ずる者（講師等センター長が個別に委嘱した者を含む｡）に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む｡）をいう。
２　この規則において「保有個人情報」とは、職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、振興会及びセンターが保有しているものをいう。ただし、文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ｡）に記録されているものに限る。
３　この規則において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
（１）一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
（２）前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために、氏名、生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの。
４　この規則において「情報主体」とは、個人情報によって識別される特定の個人（当該個人の保護者、保証人及び法定代理人を含む｡）をいう。

（所属長の責務）
第３条　理事長は、この規則及び関係法令等の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な施策を総合的に策定し、必要な措置を講じるとともに、保有個人情報の管理について、これを統括する。
２　法人事務局長（以下「事務局長」という｡）は、法人事務局が保有する個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じるとともに、所属する第５条に定める個人情報保護管理者及び職員が個人情報を適正に取扱うように指導し、個人情報の保護に関連する問題が生じた場合には、迅速かつ適切に対処するものとする。
３　センター長は、センターが保有する保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じるとともに、所属する第５条に定める個人情報保護管理者及び職員が個人情報を適正に取扱うように指導し、それに関連する問題が生じた場合には迅速かつ適切に対処するものとする。

（職員の責務）
第４条　個人情報を取扱う職員は、法令及びこの規則を遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、保有個人情報の正確性及び安全性の確保に努めなければならない。
２　個人情報を取扱う職員は､その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
３　前項の規定は、職員がその職を退いた場合にあっても、同様とする。

（個人情報保護管理者）
第５条　この規則の目的を達成するため、個人情報保護管理者（以下「管理者」という｡）を置く。
２　管理者は、振興会のすべての管理職の職員をもって充てる。
３　前項の規定にかかわらず、理事長は、特に必要と認める場合には前項に定める管理職の職員以外の者を、管理者に指名することができる。
４　管理者はこの規則の定めに従い、その所管する業務の範囲内における個人情報について、職員がこれを適正に取扱うよう指導し、監督するとともに、その取扱い並びに所管する保有個人情報の開示及び訂正等の請求に関し、これを適正に処理する責任を負う。
５　管理者が取扱う個人情報及び所管する保有個人情報の範囲は、「振興会の組織及び事務分掌に関する規程」に定める業務分掌による。
６　保有個人情報の管理責任範囲について疑義が生じた場合は、当該管理者間の協議により、これを定めるものとする。

第２章　個人情報保護委員会

（委員会）
第６条　振興会及びセンターの個人情報の保護に関する重要事項を審議するため、個人情報保護委員会（以下「委員会」という｡）を置く。

（審議事項）
第７条　委員会は、次の事項について審議する。
（１）個人情報の保護に関する基本的施策に関する事項
（２）管理者から保有個人情報の取扱い、開示、訂正、不服申立て等について付議された事項
（３）第５条第６項による管理者間の協議が調わなかった場合の取扱いに関する事項
（４）その他、個人'情報の保護に関する重要な事項

（関連機関の意見聴取）
第８条　委員会は、電子計算機を用いて管理する個人情報の取扱いについて審議するときは、必要に応じて、センターに設けられた情報システムの管理・運営に関する委員会等の意見を聴くものとする。
２　前項のほか、委員会は前条に規定する事項の審議のため、関係する諸機関の意見を求めることができる。

（委員会の構成）
第９条　委員会は、次の委員により構成する。
（１）理事長、理事、事務局長及びセンター長
（２）法人事務局における情報システムの管理責任者
（３）センター各課程における情報システムの管理責任者

（委員長及び副委員長）
第10条　委員会に、委員長及び副委員長各２名を置く。
２　委員長は理事長をもって充て、副委員長は理事及びセンター長をもって充てる。
３　委員長は、委員会を招集し、会議の議長となり、委員会の業務を統括する。
４　副委員長は委員長を補佐し、委員長に事故があるとき又は委員長が欠けたときは、委員長の職務を代行し又は委員長の職務を行う。

（運営）
第11条　委員会は、委員の３分の２以上が出席しなければ、会議を開き、議決することができない。ただし、やむを得ない事由のため出席できない委員が、あらかじめ書面により自己の意思を表示して他の委員に委任した場合は、これを出席した者とみなす。
２　委員会の議事は委員長を除く出席委員の過半数で決し、可否同数のときは、委員長が決するところによる。
３　委員会は、必要があると認めるときは委員以外の者の出席を求め、意見を聴くものとする。
４　前各項に定めるもののほか、委員会の運営について必要な事項は、委員長がこれを定める。

（事務の所掌）
第12条　法人事務局における個人情報の保護に関する主管部署は法人事務局とし、センターにおける個人情報の保護に関する主管部署は学務部学事課とする。
２　委員会の事務は法人事務局が行う。

第３章　個人情報の取扱い

（保有の制限等）
第13条　個人情報の保有は、振興会又はセンターの業務又は教育・研究活動を遂行するために必要な場合に限るものとし、保有にあたってはその利用の目的（以下「利用目的」という｡）をできる限り特定しなければならない。
２　個人情報は、前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、これを保有してはならない。
３　第１項の利用目的を変更する場合には､変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

（利用目的の明示）
第14条　文書、図画及び電磁的記録に記録された個人情報を取得するとき、及び情報主体から直接書面（電磁的記録を含む｡）に記録された当該情報主体の個人情報を取得するときは、次に掲げる場合を除き、あらかじめ、当該情報主体に対し、その利用目的を明示しなければならない。
（１）人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき
（２）利用目的を情報主体に明示することにより、当該情報主体又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき
（３）出版、報道等により当該個人情報がすでに公にされているとき
（４）法令の規定に基づくとき、又は司法手続上必要なとき
（５）委員会が、利用目的を明示することにより、振興会又はセンターの権利又は正当な利益を害するおそれがあると認めたとき
（６）前各号に掲げる場合のほか、取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき、その他委員会が相当の理由があると認めたとき

（利用及び提供の制限）
第15条　 保有個人情報は、利用目的以外の目的のために利用し、又は提供してはならない。
２　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために利用し、又は提供することによって、情報主体又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
（１）法令の規定に基づくとき
（２）情報主体の同意があるとき
（３）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、情報主体の同意を得ることが困難なとき
（４）公衆衛生の向上又は在校生の健全な育成のために特に必要がある場合であって、情報主体の同意を得ることが困難なとき
（５）振興会又はセンターの業務又は教育・研究活動の遂行に必要な限度で保有個人情報を振興会の内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由があるとき
（６）委員会が、情報主体以外の者に提供することが明らかに当該情報主体の利益になると認めたとき
（７）前各号に掲げる場合のほか、専ら統計の作成のために保有個人情報を提供するとき、その他委員会が相当の理由があると認めたとき
３　前項により利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用し、又は提供するときは、対象とする保有個人情報の範囲をできる限り特定するものとし、個人情報のうちの必要な事項に限定して利用し、又は提供しなければならない。
４　第２項第５号の場合にあっても、管理者は、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、当該保有個人情報の利用を特定の組織単位に限るものとする。
５　管理者は、第２項により利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用し、又は提供するときは、その事実を記録しなければならない。

（提供を受ける者に対する措置要求）
第16条　管理者は､所管する保有個人情報を提供する場合において､必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供を受ける者に対し、提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えい防止その他個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。

（正確性の確保）
第17条　管理者は、利用目的の達成に必要な範囲内で、所管する保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するように努めなければならない。

（安全確保の措置）
第18条　管理者は、所管する保有個人情報の漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止その他保有個人'情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
２　前項の規定は、振興会から個人情報の取扱いの委託を受けた者が、受託した業務を行う場合について準用する。

（ネットワーク管理者）
第19条　複数の電子計算機によるネットワークにおいて保有個人情報を共有する場合には、当該ネットワークを管理する者としてネットワーク管理者を置く。
（情報システムにおける管理）
第20条　ネットワーク管理者は、電子計算機を用いて管理する情報を取扱うときは、当該個人情報の管理者と協議の上、個人情報の入力、更新、削除、検索等の電子計算機処理を担当する者、及び処理を行う場合の条件等を定めなければならない。
２　ネットワーク管理者は､電子計算機を用いて管理する保有個人情報への不当なアクセス等の危険に対して、技術面において必要な安全対策を講じなければならない。

（委託に伴う取扱い）
第21条　個人情報の取扱いを含む業務を外部委託する場合は、当該契約において、個人情報の適正な取扱いについて受託者が講ずべき措置を明示しなければならない｡
２　前項の委託を受けた業務に従事している者又は従事していた者は､その業務に関連して知り得た内容を他に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

（外部要因の受入れに伴う取扱い）
第22条　前条の規定は､個人情報の取扱いを含む業務を行うため外部から要員を受入れる場合において準用する。

第４章　個人情報ファイル

（保有等に関する事前通知）
第23条　振興会の組織単位において個人情報ファイルを保有しようとするときは、当該組織単位の長は、あらかじめ委員会に対し、次に掲げる事項を届出なければならない。届出た事項を変更しようとするときも、同様とする。
（１）個人情報ファイルの名称
（２）当該組織単位の名称及び管理者の職名
（３）個人情報ファイルの利用目的
（４）個人情報ファイルに記録される項目及び個人情報ファイルに記録される情報主体の範囲
（５）個人情報ファイルに記録される個人情報の収集方法
（６）個人情報ファイルに記録される個人情報を当該組織単位以外のものに経常的に使用する場合には、その提出先
（７）第２４条第３項の規定に基づき、個人情報ファイルに記録された項目の一部若しくは個人情報の収集方法､又は個人情報の提出先を個人情報ファイル簿に掲載しないこととするときは、その旨
２　前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、これを適用しない。
（１）振興会又はセンターの機密その他振興会の重大な利益に関する事項を記録する個人情報ファイル
（２）指導要録並びに在校生又は在校生であった者に係る個人情報ファイルであって、専らその学業成績、学習及び健康の状況、学習及び生活指導、進路指導、学納金の納付等に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（入学試験に関する個人情報ファイルを含む｡）
（３）職員又は職員であった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与、福利厚生等に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの（職員の採用試験及び雇用契 約に関する個人情報ファイルを含む｡）
（４）専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル
（５）前項の規定による届出に係る個人情報ファイルに記録されている個人情報の全部又は−部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録されている個人情報の項目及び範囲等が、当該届出に係るこれらの事項の範囲内のもの
（６）１年以内に消去することとなる個人情報のみを記録する個人情報ファイル
（７）資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する個人情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの
（８）前各号に掲げるもののほか、委員会が前号までに掲げる個人情報ファイルに準ずるものと認めたもの
３　管理者は、第１項に規定する事項を届出た個人情報ファイルの保有を中止したときは、遅滞なく、委員会にその旨を届出なければならない。

（個人情報ファイル簿）
第24条　理事長は、振興会及びセンターが保有している個人情報ファイルについて、それぞれ前条第１項第１号から第６号までに掲げる事項を記載した帳簿としての「個人情報ファイル簿」を作成し、法人事務局に備え置くものとする。
２　前項の規定は、次の掲げる個人情報ファイルについては、これを適用しない。
（１）前条第２項第１号から第８号までに掲げる個人情報ファイル
（２）前項の規定により備え置かれた「個人情報ファイル簿」掲載の個人情報ファイルに記録されている個人情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録されている個人情報の項目及び範囲等が、当該「個人情報ファイル簿」に記載された事項の範囲内のもの
３　第１項の規定にかかわらず、理事長は、個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすことがあると認められるときは、委員会に報告の上、個人情報ファイルに記録された項目の一部若しくは事項を個人情報ファイル簿に記載せず､又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。

第５章　個人情報の開示、訂正等

（開示請求）
第25条　個人情報によって識別される特定の個人（以下「本人」という｡）は、この規則の定めるところにより、振興会又はセンターが保有する自己に関する保有個人情報の開示を請求することができる。ただし、本人の同意があるとき、又は委員会が認めたときは、当該本人の保護者又は保証人若しくは法定代理人による開示の請求を妨げない。
２　前項の請求（以下「開示請求」という｡）にあたっては、本人であること（当該本人の保護者又は保証人若しくは法定代理人であるときはその旨｡）を明らかにし、当該開示請求に必要な事項を明記した文書（本人の同意に基づく当該本人の保護者又は保証人若しくは法定代理人による開示請求にあっては、本人の同意書を含む｡）を、当該開示請求に係る保有個人情報を所管する管理者あてに提出しなければならない。
３　管理者は、開示請求を受けたときは、当該保有個人情報を開示（当該本人の保有個人情報が存在しないときに、その旨を知らせることを含む。以下同じ｡）するものとする。ただし、開示請求に係る保有個人情報が次の各号のいずれかに該当する場合には、当該保有個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。
（１）情報主体又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき
（２）開示請求の対象となる保有個人情報に、第三者の個人情報が含まれているとき
（３）個人の指導、評価、診断、選考等に関する個人情報であって、開示をすることにより、当該指導、評価、診断、選考等に支障を及ぼすおそれがあるとき
（４）委員会が、開示をすることにより振興会又はセンターの業務の適正な執行に支障を及ぼすおそれがあると認めたとき
（５）前各号に掲げる場合のほか、委員会が相当の理由があると認めたとき

（開示の決定）
第26条　管理者は、所管する保有個人情報の開示請求を受けたときは、遅滞なく、当該開示請求に係る保有個人情報の開示について決定しなければならない。
２　管理者は、所管する保有個人情報の全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、開示請求をした者に対し、その理由を文書により通知しなければならない。

（訂正等の請求）
第27条　情報主体は、振興会又はセンターが保有する自己に関する保有個人情報について、その内容に誤りがあると認められる場合は、当該個人情報を所管する管理者に対し、訂正又は追加（以下「訂正等」という｡）を請求することができる。
２　第２５条第２項の規定は、保有個人情報の訂正等の請求をする場合について準用する。
３　管理者は､第１項の請求を受けたときは､その内容の訂正等に関し振興会又はセンターの諸規則、並びに法令の規定において特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲において遅滞なく当該請求に係る事実を調査，確認し、その結果に基づき、当該保有個人情報の内容の訂正等を行わなければならない。
４　管理者は､前項により所管する保有個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、訂正等を請求した者に対し、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む｡）を通知しなければならない。

（取扱い停止の請求）
第28条　情報主体は、振興会又はセンターが保有する自己に関する保有個人情報が、その利用目的の達成に必要な範囲を超えて取扱われていると認められる場合には、当該保有個人情報を所管する管理者に対し、その取扱いの停止を請求することができる。
２　第２４条第２項の規定は、保有個人情報の取扱い停止の請求をする場合について準用する。
３　管理者は、第１項の請求に理由があることが判明したときは、これを是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人情報の取扱いを停止しなければならない。ただし、当該保有個人情報の取扱いの停止に多額の費用を要する場合その他取扱いを停止することが困難な場合にあって、情報主体の権利権益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
４　管理者は、前項により所管する保有個人情報の全部若しくは一部について取扱いを停止したとき、又は取扱いの停止を行わない旨の決定をしたときは、取扱いの停止を請求した者に対し、その旨を通知しなければならない。

（提供停止の請求）
第29条　情報主体は、振興会又はセンターが保有する自己に関する保有個人情報が、不当に第三者に提供されていると認められる場合は、当該保有個人情報を所管する管理者に対し、第三者への提供の停止を請求することができる。
２　第２４条第２項の規定は､保有個人情報の第三者への提供の停止を請求する場合について準用する。
３　管理者は、第１項の請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人情報の第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他第三者への提供を停止することが困難な場合にあって、情報主体の権利権益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
４　管理者は、前項により所管する保有個人情報の全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき、又は第三者への提供の停止を行わない旨の決定をしたときは、第三者への提供の停止を請求した者に対し、その旨を通知しなければならない。

（不服の申立て）
第30条　情報主体は､振興会又はセンターが保有する自己に関する保有個人情報の取扱いについて不服がある場合は、委員会に対し、不服の申立てをすることができる。
２　前項の申立てをするときは、情報主体本人であることを明らかにし、当該申立てに必要な事項を明記した文書を、当該保有個人情報を所管する管理者を経て、委員会あてに提出しなければならない。
３　委員会は、第１項の申立てがあったときは、速やかに申立ての事項について審査する。この場合において、委員会は必要に応じ不服申立人、当該保有個人情報の管理者又は当該保有個人情報を所管する部署の職員その他関係者の出席を求め、意見又は説明を聴くことができる。
４　委員会は、審査終了後、その決定事項を不服申立人に文書で通知するものとする。

（理由の説明）
第31条　第２７条第４項、第２８条第４項、第２９条第４項又は前条第４項の規定により、情報主体から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合、又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、当該情報主体に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

第６章　雑則

（適用除外）
第32条　振興会又はセンターが保有する保有個人情報のうち、分類その他の整理が行われていないもので、同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の保有個人情報を検索することが困難であるものは､前章の規定の適用については振興会に保有されていないものとみなす。
第33条　振興会又はセンターが保有する個人情報であって、個人情報ファイル化されない文書、図画及び電磁的記録に散在的に記録されている個人情報については、前章の規定の適用については振興会に保有されていないものとみなす。

（教育・研修）
第34条　理事長は、この規則及び関係法令等の趣旨にのっとり、個人情報の適正な取扱いを確保するため、職員に対する必要な教育、研修等を実施しなければならない。

（監査）
第35条　理事長は、振興会における個人情報の取扱いについて、定期的に監査を行うものとする。
２　理事長は、前項の監査を行うにあたっては、監査担当者を任命するものとする。
３　監査担当者は、監査の結果を理事長に報告しなければならない。

（補則）
第36条　この規則に定めるもののほか、この規則の実施に関し必要な事項は、別に定める。

（改廃）
第37条　この規則の改廃は、理事長の決裁をもってこれを行う。附則

（施行期日）
第１条　この規則は、平成１７年４月１日から施行する。

（経過措置）
第２条　この規則の施行の際現に振興会及びセンターが保有している個人'情報ファイルについての､この規則第２3条第1項の適用に際しては､同項中｢保有しようとする｣とあるのは｢保有している」と、「あらかじめ」とあるのは「この規則の施行後速やかに」と読み替えるものとする。

　

会員等の個人情報管理規定

第１章　総則

（目的）
第１条　この規程は、特定非営利活動法人　静岡青少年育成教育振興会「個人情報の保護に関する規則」（以下「振興会規則という。」に定める事項に関し、静岡個別学習センター会員等に関する個人情報の適正な取扱いに必要な事項を定め、本センターの職務の適正かつ円滑な運営を図り、会員等の権利利益を保護することを目的とする。

（適用範囲）
第２条　センター内外を問わず、本センターの職員、講師、嘱託、臨時雇用者及びこれに準ずる者（以下職員等という。）が業務として個人情報を取り扱う場合に適用される。

（定義）
第３条　この規程で用いる用語は以下の通りとする。
（１）会員等
センター入学願書提出者、在学会員、中途退学者等、卒業生、センター説明会等参加者及び問合わせを行った者などのうち願書提出に至らなかった者。
（２）個人情報
個人に関する情報であって、当該情報に含まれる「氏名」「生年月日」「住所」「電話番号」「電子メールアドレス」「アカウント」「パスワード」「印影」「写真」「性別」「家族構成」「保護者氏名」「学籍番号」「健康状況」などのような特定個人の属性や所有物、関係事実を表す情報及びそれらの情報をもとに合理的に認められる範囲内において別途作成されたもの、また、その情報より、その個人の氏名等が容易に照合できる結果、特定個人が識別できる情報もすべて該当する。
（３）別途作成されたもの
（２）において「別途作成されたもの」とは、調査書、会員指導要録及び卒業生台帳等の法令、規則に従って作成されたもの並びに会員名簿、学級名簿、出席簿、教務手帳、成績一覧表、成績通知票（表)、人物評価、会員指導資料・記録、進路指導資料・記録等教育指導を円滑に行うために作成された諸表簿、記録及びそれらを電子的方式、磁気的方式等により記録したもののすべてをいう。
（４）個人データ
個人情報の内、パソコン、汎用電子計算機等（以下パソコン等という。）を用いて検索・抽出することができるように体系的に構成したもの、及び特定の個人情報を容易に検索・抽出することができるように体系的に構成したもの。
（５）関連教育施設
静岡個別学習センターに関連する教育施設等を指す。
（６）第三者
職員並びに当事者以外のもの。
（７）管理者
関連教育施設の管理職をもって充てる。

第２章　会員等の個人情報の取扱い

（利用目的・同意の原則）
第４条　個人情報の取得に当たっては、利用目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度において行わなければならない。また、個人情報の対象者が未成年の場合、その保護者にも利用目的を明らかにする。
２　入学相談用紙、入学願書類、入学時提出書類等の個人情報記載用紙には、その利用目的を表示し、提出等により同意・承諾の意思表示を受けるものとする。ただし、利用目的の表示は別紙にて行う場合もある。
３　差別につながるような個人情報を取得、利用してはならない。
４　会員等の個人情報を取得するに当たり、当該本人に書面にてその利用目的を通知しなければならない。ただし、書面の提示が無理な場合、口頭で通知することもできる。
５　サービス向上のため、また各種統計資料作成のため、個人を特定できないように加工した上で利用する場合、あらかじめ同意・承諾の意思表示を受けなくともよい。

（例外事項）
第５条　 前条の原則に抵触するような以下の措置をとる場合には、センター長の承認を得なければならない。
（１）目的外の利用をする際に、会員等本人の同意を得られない場合。
（２）第三者に提供する際に、会員等本人の同意を得られない場合。
２　差別につながるような個人情報を取得、利用及び提供する場合には、会員等本人から明確な同意を得る手順を定め、センター長の承認を得なければならない。
３　センター長は、例外事項の承認の手順を定めなければならない。

（会員等の個人情報の特定）
第６条　センターが保有する会員等の個人情報は、センターにおいて特定し、一覧表を作成しておかなければならない。

（保管場所、保管方法）
第７条　センターにおいて会員等の個人情報として特定したものの保管場所、保管方法については、センターで定める。

（個人情報の持出し禁止）
第８条　会員等の個人情報は、勤務地勤務場所から持出してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。 （１）関連教育施設間での必要最小限の個人情報の授受。
（２）センターの管理者の許可によるもの。
（３）センター長が許可したもの。

（適正管理）
第９条　センターの管理者は、個人情報の安全性及び信頼性を確保するため、所管情報の漏洩、滅失、段損及び改竄の防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
２　センターの管理者は、所管情報を、その目的に応じ、最新の状態に保つよう努めなければならない。

（個人情報の破棄及び消去）
第10条　センターの特定した会員等の個人情報のうち、法令等に規定された保存期間及びセンターで定めた保管期間を経過したものは、目的外利用又は第三者に利用されないように確実かつ速やかに破棄又は消去しなければならない。
２　前項を実施するために、センター長は、安全に削除及び消去が行える仕組みを確保しなければならない｡

（第三者への提供の制限）
第11条　個人情報は、定められた目的以外の目的に利用し、又は第三者へ提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときはこの限りでない。
（１）裁判所、検察庁、警察又はこれらに準じた権限を有する機関から、個人情報の開示を文書等で求められた場合。
（２）会員等本人の同意がある場合。
（３）個人の生命、身体又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合。
（４）当該個人'情報を保有するセンター内において利用し、又は他の関連教育施設に提供する場合で、業務遂行上、必要かつ相当の理由があると認められ、情報主体の権利利益及びプライバシーを不当に侵害するおそれがないことが、管理者において明白である場合。

第３章　パソコン等による処理

（遵守事項）
第12条　パソコン等による会員等の個人情報の取扱いについては、センター全体の持つ現有システムの機能を勘案し、個人情報保護に関する法律、文部科学省告示、振興会規則及び本規程等の趣旨に即して行うこととする。機器の新たな導入に際しては、その都度取扱いに関して周知徹底を図り、個人情報保護を確保する。

（情報データ及び文書の管理）
第13条　パソコン等の処理に関わる情報データ及び文書は、センターの管理者が管理するものとする。
２　センターの管理者は、管理する情報データ及び文書のうち、漏洩、滅失、段損等を防止する必要のあるものについては、的確な管理及び保護を行うものとする。

（パソコン等の管理）
第14条　センターのパソコン等は、センターの管理者が管理するものとする。
２　センターの管理者は、不当又は異常なアクセスを防止し、情報データ及び文書の機密保護及び破壊防止のための必要な措置を講ずるものとする。

（情報データ等の外部提供・委託の注意義務）
第15条　センターの管理者は、外部に知られることが適当でないと認める情報データ等を業務遂行上センター以外の者に提供或いは情報データ等のパソコン処理の全部又は一部を外部に委託する必要があるときは、あらかじめセンター長の決裁を受けなければならない。
２　センターの管理者は、前項により情報データ等を提供・委託しようとするときは、その内容、提供・委託方法、管理方法及び秘密保持義務等について、提出先と覚書等を取り交わすものとする。

（派遣職員の受入れ）
第16条　センターの管理者は、パソコン等の処理に関し、企業等の職員の派遣を受けるときは必要に応じ、データの取扱いに関する注意事項を覚書にして取り交わす等機密保護のための措置を講ずるものとする。

第４章　個人情報の開示及び訂正

（会員等本人からの開示請求に対する措置）
第17条　会員等は、当該本人に関する個人情報について、当該個人情報を保有する管理者に対し、開示の請求をすることができる。
２　前項の請求（以下「開示請求」という。）をするときは、会員等は本人であることを明らかにし､当該開示請求に必要な事項を明記した文書を､センター長宛てに提出するものとする。
３　センター長は、開示請求を受けたとき、当該個人情報を開示するものとする。ただし、開示請求に関わる個人情報が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該個人情報の全部又は一部について開示をしないことができる。
（１）開示請求の対象となる個人情報に、第三者の個人情報が含まれているとき。
（２）個人の指導、評価、選考等に関する個人情報であって、開示をすることにより、当該指導、評価、選考等に著しい支障が生ずるおそれがあるとき。
（３）開示をすることにより、センターの業務の適正な執行に対して支障が生ずるおそれがあるとき。

（開示の決定）
第18条　センター長は、開示請求を受けたときは、遅滞なく、当該開示請求に係る個人情報の開示を当該情報保管担当者に指示しなければならない。
２　センター長は、個人情報の全部又は一部について開示をしない旨の決定をしたときは、開示請求をした者に対し、その理由を文書により通知するものとする。

（開示の方法）
第19条　個人情報の開示の方法は、記録文書の写しを交付することにより行う。この場合において、個人情報が磁気媒体、光磁気ディスク、光ディスク等に記録されている場合は、印字装置により出力した物の写しを交付する。
２　前項の方法による交付が困難である場合には､他の適切な方法により行うものとする。

（訂正の請求）
第20条　会員等は、自己の個人情報に誤りがあると認められる場合は、当該個人情報を保有する管理者に対し、訂正の請求をすることができる。ただし、養子縁組或いは婚姻等による姓の変更は、在校生に限り請求することができる。
２　第17条第２項の規程は、個人情報の訂正の請求をする場合について準用する。
３　管理者は、第１項の請求を受けたときは、遅滞なく、当該請求に係る事実を調査・確認し、その結果を本人に文書で通知しなければならない。

（苦情の取扱い）
第21条　会員等からの個人情報に関する苦情や相談は､該当する個人情報を保有するセンターの管理者が対処するものとする。
２　センターの管理者は、個人情報保護に関する苦情処理が円滑に行えるように体制を整備しなければならない。

（細則）
第22条　この規程の実施に関する必要な細則はセンターの責任者等が別に定め、センター長の決裁を得なければならない。

附則

1.　この規程は、平成１７年４月１日から施行する。
２.　平成１７年４月１日の時点ですでに作成済の個人情報記載用書類等を使用する場合、利用目的の同意・承諾の取得はお知らせ等で対処する。